O que faz o Protocolo?
Geralmente cada instituição cria suas próprias rotinas de trabalho com relação ao Protocolo, mas, de modo geral, esse setor desenvolve atividades voltadas para recepção, seleção, registro e distribuição de documentos e correspondências oficiais – ofícios, processos, cartas oficiais e confidenciais – recebidos por diversos meios, tais como correio, malote, faz, etc. O trabalho de rotina do Protocolo consiste na leitura de cada documento, na sua indexação – que é o registro do documento com um pequeno resumo do assunto tratado para facilitar sua localização – e na armazenagem de dados para futuras informações. Depois dessa face, começam as rotinas de distribuição desses documentos pelos diversos setores da empresa.
Da mesma forma existem os trabalhos de protocolo de saída de correspondências e documentos de uma empresa que também são lidos, indexados e registrados para futuras consultas. Atualmente, varias empresas possuem um sistema automatizado de Protocolo que pode ser acessado por usuários para pesquisar os documentos protocolados por procedência, data, assunto, tramitação de documentos.
SENAC. DN. Apoio administrativo: conhecimentos básicos 15. reimpr./ Maia
Valéria Martins Stycer; Claudio Uliysses Ferreira Coelho; Joana
Botini et al. Rio de Janeiro : Senac Nacional, 2012.80 p.
Valéria Martins Stycer; Claudio Uliysses Ferreira Coelho; Joana
Botini et al. Rio de Janeiro : Senac Nacional, 2012.80 p.
Vivenciando na prática protocolos e arquivos.
O grupo, auxiliar de escritório, criou uma parceria com o setor administrativo do CEU Meninos, com as gestoras Cláudia e Lília. Elas nos apresentaram como funciona o serviço administrativo de uma instituição. No CEU há quatro setores administrativos (esporte, cultura, educação e administração geral/ RH). No setor que gerenciam o da cultura, nos mostraram todos os procedimentos para gerar protocolos de todas as ações desenvolvidas, agendamento para o uso do teatro, tanto no painel de informações quanto no computador, eventos que irão acontecer e que já aconteceu, arquivo morto, boletim de ocorrências, o turno de cada profissional, documentos que eram marcados por hora, data e nome. Para cada documento havia uma forma de arquivá-los, alguns eram por ordem alfabética, outros por categorias.
O que observamos foi que, não só no arquivo que pode guardar documentos, havia pastas e livros de ata sobre a mesa e cada uma continham uma forma de arquivar ações desenvolvidas, relatório dos técnicos de som e luz do teatro, cópias de documentos entregues a outro setor ou pessoas, comprovando que houvera feito a entre e que a pessoa ou setor estava ciente. Foi ai que percebemos a importância de registrar tudo que fazemos e indexar de forma organizada, no caso de alguém alegar que não fizemos ou fizemos determinada ação, terá um documento (duplicata) para comprovar.
Nas pastas havia registro dos shows e espetáculos que aconteceram ao longo do ano no teatro, os anúncios postos nos painéis ao longo do CEU e do entorno, avaliação mensal dos equipamentos do teatro, números de pessoas que freqüentam o teatro a cada evento. Quando a secretaria da prefeitura pedir alguma informação elas tem em mãos tudo que precisam.
Ao observar o local presenciamos algumas qualidades que é exigida no local de trabalho. Uma sala ampla, com móveis bem distribuídos, com passagem livre sem obstáculos no caminho, boa ventilação e iluminação natural.
Por: Thayna Maciel Yamaguti e Igor Bessa Da Silva
